Ingles

Introduction Renamer FULL V2 was created to solve a common issue in offices that handle large volumes of PDF documents, particularly contracts. The application automates the process of renaming and organizing PDF files based on information extracted from each document.

Motivation The program originated from the need to help a friend at the office who was responsible for managing and uploading a large number of contracts to a platform called SECOP, which has specific time windows for document submission. The manual process of organizing and renaming each PDF file consumed too much of her time and energy, leading to potential delays and unnecessary stress.

Instead of continuing with a manual and repetitive process, I identified an opportunity to optimize a microprocess in a simple and efficient way. By creating this application, I aimed to save significant amounts of time, freeing users from mechanical tasks that can easily be automated.

Program Description Renamer FULL V2 is a Python-based tool that:

Automates the renaming of PDF files based on specific information extracted from the first page of each file, such as the contract number and contractor’s name. Organizes renamed documents into corresponding folders, making them easy to access. Allows for the simultaneous processing of up to 200 PDF files, greatly enhancing productivity and eliminating the manual task of sorting documents. What is it for? The application is designed to automate the renaming of documents in environments that deal with large volumes of legal or administrative information, such as contracts. It simplifies the task of:

Renaming PDF files based on specific content from the document (contract number and contractor's name). Automatically organizing these files into corresponding subfolders, ready to be uploaded to platforms like SECOP. Saving time, especially in situations where users must meet strict deadlines for document submission, such as government or corporate platforms. Key Features Automatic Data Extraction: The application uses Tesseract OCR to read the contract number and contractor’s name from the first page of each PDF. Automated Renaming and Organization: Files are renamed and organized into appropriate folders, reducing the time spent on manual management. Parallel Processing: It can handle up to 200 files simultaneously, optimizing processing time. Simple User Interface: The program uses popup windows to guide the user through the process. Installation and Requirements To use this application, follow the steps in the included User Manual. You will need Python 3.7 or higher, along with the required libraries and Tesseract OCR software.

Renamer FULL V2 is an example of how small process optimizations can save valuable time and resources, allowing people to focus on tasks that add more value.

Español.

Introducción Este programa, Renamer FULL V2, fue creado para resolver un problema común en oficinas que manejan grandes volúmenes de documentos en formato PDF, específicamente contratos. La aplicación automatiza el proceso de renombrar y organizar documentos PDF basados en la información extraída de cada archivo.

Motivación El programa surgió de la necesidad de ayudar a una amiga en la oficina que tenía que gestionar y subir un gran número de contratos a una plataforma llamada SECOP, la cual tiene ventanas de tiempo limitadas para ingresar documentos. El proceso de organizar y renombrar manualmente cada archivo PDF le consumía demasiado tiempo y energía, lo que podía llevar a retrasos y estrés innecesario.

En lugar de seguir con un proceso manual y repetitivo, identifiqué una oportunidad para optimizar un microproceso de forma sencilla y eficiente. Con la creación de esta aplicación, se logra ahorrar una cantidad significativa de tiempo, liberando a los usuarios de tareas mecánicas que pueden ser automatizadas fácilmente.

Descripción del Programa Renamer FULL V2 es una herramienta desarrollada en Python que:

Automatiza el renombrado de archivos PDF basados en la información específica extraída de la primera página de cada archivo, como el número de contrato y el nombre del contratista. Organiza los documentos renombrados en carpetas correspondientes dentro de una estructura de fácil acceso. Permite procesar hasta 200 archivos PDF simultáneamente, lo que mejora la productividad y elimina el trabajo manual de clasificación de documentos. ¿Para qué Sirve? La aplicación está diseñada para automatizar el proceso de renombrado de documentos en entornos donde se manejan grandes volúmenes de información legal o administrativa, como contratos. Facilita la tarea de:

Renombrar archivos PDF basados en el contenido específico del documento (número de contrato y nombre del contratista). Organizar automáticamente estos archivos en subcarpetas correspondientes, listas para ser subidas a plataformas como SECOP. Ahorra tiempo, especialmente en escenarios donde los usuarios deben cumplir con tiempos estrictos de presentación o carga de documentos, como es el caso de plataformas gubernamentales o empresariales. Características Clave Extracción Automática de Datos: La aplicación utiliza Tesseract OCR para leer el número de contrato y el nombre del contratista desde la primera página del PDF. Renombrado y Organización Automática: Los archivos se renombran y organizan en carpetas correspondientes, ahorrando tiempo en la gestión manual. Procesamiento en Paralelo: Capaz de manejar hasta 200 archivos en paralelo para optimizar el tiempo de procesamiento. Interfaz de Usuario Simple: El programa utiliza ventanas emergentes que guían al usuario durante el proceso. Instalación y Requisitos Para utilizar esta aplicación, sigue los pasos en el Manual de Usuario incluido. Es necesario tener Python 3.7 o superior, junto con las bibliotecas necesarias y el software de OCR Tesseract.

Renamer FULL V2 es un ejemplo de cómo las pequeñas optimizaciones en los procesos diarios pueden liberar tiempo y recursos valiosos, permitiendo a las personas enfocarse en tareas de mayor valor.